CMS selectie

Het internet is een volwaardig kanaal geworden voor communicatie, voor merkbeleving, voor klantenservice en voor het kopen en verkopen van goederen of diensten. Voor het professioneel beheren van een website of andere online activiteiten heb je een content management systeem (CMS) nodig. Of nog beter een webcontent management systeem. Maar hoe kies je zo’n systeem? Dit artikel geeft een handreiking bij uw CMS selectie.

Honderden CMS leveranciers

Alleen al in Nederland zijn er honderden leveranciers van web content management systemen. Maar eerlijk gezegd is verreweg het grootste deel daarvan eigenlijk niet meer dan een handig instrument om teksten, plaatjes en downloads te beheren. Niks mis mee natuurlijk, zeker niet voor bedrijven die niet meer nodig hebben, maar voor organisaties die hogere eisen stellen en waarvoor het internet een belangrijk onderdeel is van hun bedrijfsstrategie, is het verstandig om de markt voor CMS systemen wat verder te analyseren voordat er begonnen wordt aan CMS selectie.

Zo kun je deze markt ruwweg op de volgende manier indelen:

• Open source: CMS producten waar een gemeenschap van onafhankelijke ontwikkelaars aan werkt. Deze producten zijn gratis te gebruiken en dus heb je geen aanschafkosten. Op dit moment zijn open source producten als WordPress en Umbraco zo goed, dat er eigenlijk geen situaties meer te bedenken zijn die de aanschaf van een duur commercieel product rechtvaardigen. Het is wel essentieel om met een dienstverlener in zee te gaan die garant staat voor de werking. Sommige open source CMS systemen hebben een technologische achtergrond waardoor de gebruiksvriendelijkheid voor redacties slecht is; dat geldt voor Typo3, Joomla, en Drupal. Pas daarom op bij CMS selecties; technici hebben een sterke voorkeur voor deze systemen, maar ga daar niet te snel in mee! Een ander probleem bij deze technische CMS producten is de neiging om er maatwerk mee te bouwen. Het resultaat is een omgeving waarvan je de software niet meer up-to-date kunt houden en daardoor loop je een groot veiligheidsrisico. WordPress en Umbraco zijn bij CMS selecties de beste keus.
• Enterprise platformen: voor zeer grote organisaties met een eigen ontwikkelafdeling die bereid is om zelf maatwerk te ontwikkelen. Oplossingen vanaf € 250.000.
• Upper tier: professionele CMS systemen die geschikt zijn voor zowel middengrote als grote organisaties. Veel standaard functionaliteit met daarbij de mogelijkheid om dingen toe te voegen. Vanaf ca. € 50.000.
• Midmarket: standaard pakketten met modules. Vooral geschikt voor kleinere organisaties die wel veel ambitie hebben voor het internet. Vanaf € 10.000.
• Hosted producten: CMS systemen die aangeboden worden op basis van een maandabonnement. Er hoeft geen software geinstalleerd te worden, toegang wordt geregeld via het internet met een login en wachtwoord. Maatwerk is niet of beperkt mogelijk. Zeer geschikt voor de kleinere organisaties. Eénmalige kosten vanaf € 2.000 en maandelijkse kosten vanaf € 25.
• Delivery producten: dit zijn meestal grotere portal systemen, integratieplatformen of applicatieservers die tevens gebruikt worden voor content management. In het algemeen minder geschikt voor web content management vanwege de beperkte flexibiliteit. Een voorbeeld is Sharepoint.

ECM en WCM

Een andere belangrijke keuze bij CMS selectie die u dient te maken is die tussen web content management (WCM) of enterprise content management (ECM). ECM is meer gericht op de interne organisatie met zaken als document management, records management en workflow. Enterprise Portal platformen kunnen worden beschouwd als onderdelen van een ECM sstrategie. WCM is meer geschikt voor dynamische, interactive en naar buiten gerichte websites die flexibel kunnen inspelen op de snelle ontwikkelingen van het internet.

Belangrijke factoren bij CMS selectie

De betere web content management systemen bieden zeer veel standaard functionaliteit voor het beheren en publiceren van allerlei informatie. Ga er gerust van uit dat de meeste producten aan de top op dat punt niet voor elkaar onderdoen. Het vergelijken van functionaliteit in een CMS selectie is dus eigenlijk jammer van uw tijd en geld. Let bij een CMS selectie daarom op andere zaken waar wél verschillen tussen de producten optreden:

1. Gebruiksvriendelijkheid van de redactieomgeving voor niet-technische gebruikers
2. Geschiktheid voor online marketing en dan vooral SEO
3. Integratie met andere systemen zoals CRM en email systemen.
4. Digital Asset Management / Mediabank (het beheren van allerlei bestandsformaten zoals audio, video, Flash, pdf, etc.)
5. Het gebruik van open standaarden
6. De mogelijkheid om nieuwe functionaliteit eenvoudig als componenten (plugins) toe te voegen, zonder maatwerk in de software.
7. Het verwerken van hoge bezoekersaantallen
8. De snelheid waarmee fouten worden opgespoord en gerepareerd
9. De snelheid en het gemak waarmee de software ge-update kan worden
10. Wachtwoord- en gebruikersbeheer

Naast deze zaken let u bij de CMS selectie uiteraard op de kosten, support, referenties, implementatiepartners, etc.

En dan misschien wel het allerbelangrijkste: er moet een klik zijn tussen u en de leverancier of de implementatiepartij van het CMS. De leverancier moet begrijpen wat u wilt met het internet, hoe dat kanaal bijdraagt aan uw bedrijfsdoelstellingen en samen met u zoeken naar de allerbeste toepassingen. Zodat uiteindelijk niet alleen u, maar ook uw klanten tevreden zijn.

Kijk voor meer informatie over CMS selectie ook op onderstaande links.

Aanbevolen links:
CMS selectie advies