Regels maken in Outlook

Pascal Selles

Je e-mail beheren is soms een hele klus. Vooral in een tijdperk waarin e-mail steeds meer wordt gezien als algemeen geaccepteerd communicatiemiddel. Microsoft Outlook biedt een functie aan om je e-mail beter te kunnen beheren. Bijvoorbeeld door e-mail van een bepaalde afzender direct in een bepaalde map te laten plaatsen. In dit artikel leggen we in 2 stappen uit hoe dit werkt.

Stap 1. Mappen maken
De eerste stap om uw e-mail beter te beheren is het aanmaken van mappen in Microsoft Outlook. Klik hiervoor op 'Postbak IN' met uw rechter muisknop (in het linker menu, de boomstructuur van Outlook). Kies nu voor 'Nieuwe Map'. In het venster dat verschijnt, kunt u een naam kiezen (bijvoorbeeld Familie, Leveranciers of Klanten). Direct daaronder kunt u aangeven wat voor type map het moet zijn. Standaard staat ingesteld dat de map e-mail en postitems bevat. U kunt dit zo laten staan. In het veld daaronder kunt u aangeven waar de map in de boomstructuur moet komen te staan. Kies een geschikte plek en klik op OK.
 
Stap 2. Regels maken
Nadat u onder Postvak IN een aantal mappen heeft aangemaakt, kunt u nu regels gaan toewijzen aan binnenkomende e-mail. U klikt daarvoor met uw rechter muisknop op een e-mailbericht. Kies vervolgens voor 'Regel maken'. In het venster dat verschijnt moet u twee dingen instellen:

1. Wat de voorwaarde moet zijn van een e-mailbericht, voordat Outlook een bepaalde actie uitvoert.
2. Welke actie Outlook moet uitvoeren, nadat er is voldaan aan een bepaalde voorwaarde.

 
Bovenaan in het venster kunt u 2 belangrijke voorwaarden instellen: De naam van de afzender of het onderwerp van het bericht. In de meeste gevallen zult u alle e-mail van een bepaalde afzender direct in een bepaalde map willen plaatsen. Zet in dat geval dan een vinkje voor de naam van de afzender van het e-mailbericht.
 
Daaronder kunt u aangeven wat Outlook vervolgens moet doen met de e-mail van de betreffende persoon. U kunt bijvoorbeeld een speciaal geluid laten afspelen. Interessanter is natuurlijk dat de e-mail van een bepaalde afzender direct in de juiste map geplaatst wordt. Zet dan een vinkje voor 'E-mail naar map verplaatsen:'. Klik vervolgens op de knop 'Map selecteren'. Kies de map waarin u de e-mail wilt plaatsen (bijvoorbeeld de map 'Klanten').
 
Zodra u op OK klikt, krijgt u nog de vraag of de regel van toepassing moet zijn op alle berichten die je inmiddels van de betreffende persoon hebt ontvangen. Zet hier een vinkje voor en klik nogmaals op OK.
 
Alle e-mail van de betreffende afzender wordt nu direct in de juiste map geplaatst.




Aanbevolen links:

Datum: 1/25/2007

Aantal keer bekeken: 14703

Abonneren op RSS

Schrijf ook een artikel

---

---

Stuur een reactie naar de auteur

Om te kunnen reageren moet je aangemeld zijn. Meld je gratis aan en profiteer van de voordelen. Of ga naar de homepage om je aan te melden als je al een account hebt.

meer modellen