De onderdelen van een communicatieplan
Om succesvol te communiceren met je doelgroepen is het goed om gebruik te maken van een communicatieplan. Een communicatieplan bestaat uit een aantal verschillende onderdelen. Niet ieder communicatieplan ziet er helemaal hetzelfde uit, dit komt doordat het plan moet worden aangepast aan de situatie. Wanneer jij wilt communiceren met medewerkers van een organisatie, gebeurt dit op een andere manier dan wanneer je wilt communiceren met klanten van een organisatie. In sommige situaties ga je bij het ene onderdeel veel meer de diepte in dan bij het andere onderdeel. De onderdelen van het communicatieplan zijn in eerste instantie dus wel gelijk, maar het verschilt per situatie hoe je de onderdelen invult.
De onderdelen van een communicatieplan
Een communicatieplan heeft de volgende onderdelen:
Analyse
Een communicatieplan begint met een interne en externe analyse van de organisatie. De analyse is een belangrijk onderdeel van het communicatieplan en dient daarom goed te worden uitgevoerd. Het maken van een analyse kost veel tijd, maar deze tijd moet zeker genomen worden.
Doelgroep bepaling
Dit hoeft niet perse één groep te zijn, er kunnen meerdere doelgroepen zijn binnen één communicatieplan. Doelgroepsegmentatie is hierbij een belangrijk onderdeel.
Doelstellingen vastleggen
Als u meerdere doelgroepen heeft binnen uw communicatieplan, maakt u voor iedere doelgroep één doelstelling. De doelstellingen moeten SMART geformuleerd worden. Deze letters staan voor:
- S: Specifiek
- M: Meetbaar
- A: Acceptabel
- R: Realistisch
- T: Tijdsgebonden
Boodschap formuleren
Ook hierbij geldt dat er per doelgroep in het communicatieplan één boodschap wordt geformuleerd.
Communicatiestrategie
In de communicatiestrategie omschrijf je welke boodschap je met welke communicatiemiddelen wilt communiceren per doelgroep en op welk moment. In de strategie bepaal komen de volgende twee stappen terug:
- Communicatiemiddelen kiezen.
- De planning: welke middelen worden op welk moment ingezet?
Financiële situatie
De financiële situatie geeft weer hoeveel de totale uitvoering van het communicatieplan gaat kosten.
Communicatiematrix
De communicatiematrix is eigenlijk een soort samenvatting van het communicatieplan. Het vertelt met welke doelgroep wordt gecommuniceerd, welke boodschap wordt overgebracht, welke middelen hiervoor worden gebruikt, wanneer dit gebeurt en wat de kosten van het communicatieplan zijn. Meestal wordt dit in een schema weer geven.
Tussentijdse evaluatie
Hierin wordt beschreven wanneer, door wie en op welke manier een tussentijdse evaluatie wordt uitgevoerd. Dit is van belang om de voortgang van het communicatieplan in de gaten te houden en eventuele fouten te voorkomen.
Eind evaluatie van het communicatieplan
Bij de eindevaluatie wordt bepaald of de doelstellingen van het communicatieplan zijn behaald en wat er goed en minder goed ging.
