Beursplan schrijven

Een beurs kan een krachtig middel zijn om je organisatie te profileren. Naamsbekendheid, koop bevestiging maar ook sales kunnen redenen zijn om aan 1 of meer beurzen deel te nemen. Om te weten of een beurs ook echt succesvol is geweest is de voorbereiding een van de belangrijkste onderdelen daarvan.

De voorbereiding van een beurs vergt meer tijd dan je aanvankelijk zult denken. Er moet van alles voorbereid worden om te kunnen weten of een beurs ook echt succesvol is geweest. De enige manier om de voorbereiding goed te regelen is door het schrijven van een beursplan. Het beursplan wordt de basis voor de voorbereiding en de evaluatie van een beurs.

Een goed beursplan bevat de volgende onderdelen:

Doelstelling

Beschrijf de doelstellingen voor de beurs. Het kan zijn dat een beurs bedoeld is om naamsbekendheid te creeren. Een beurs zou ook voor verkoop bedoeld kunnen zijn of een combinatie van marketing en sales. Belangrijk is dat de doelstellingen dusdanig geformuleerd worden dat ze enerzijds als drijfveer voor de beurs dienen en anderzijds de mogelijk scheppen om te bepalen of een beurs ook succesvol is geweest. Doelstellingen moeten daarom zoveel mogelijk SMART zijn.

Budget

Bepaal wat het budget voor een beurs zou moeten zijn om de doelstellingen te kunnen behalen. Specificeer de kosten, opties en prioriteiten. Geld kan immers maar 1 keer uitgegeven worden.

Inhoud

Beschrijf de inhoud van de stand. Hoe is de stand opgebouwd, waarmee worden bezoekers overgehaald om bij jouw stand te komen kijken. Wat voor informatie is daarvoor nodig en hoe presenteer je jezelf. Door de stand, stand inhoud en alles wat daar aanwezig is goed te omschrijven dwingt de organisatie binnen het bedrijf om over elk aspect na te denken. Hiermee worden alle mogelijkheden en creatieve gedachten overwogen om daarmee de stand de juiste invulling te geven. Wanneer alles is staat is het immers moeilijk om nog wijzigingen door te voeren.

Publiek

Beurs organisaties proberen bedrijven te overtuigen om aan beurzen deel te nemen. Een onderdeel om dit te doen is om de bezoeker profielen en aantallen continu te meten en aan bedrijven voor te leggen. Deze informatie is dan ook elk jaar voor handen. Met deze informatie is te bepalen hoeveel en welk publiek die jij graag wil benaderen aanwezig zal zijn. Hoe groter de doelgroep, hoe meer kans dat je de juiste mensen op je stand kan krijgen. Bekijk goed of je doelgroep voldoende aanwezig is en omschrijf deze. Door je publiek te omschrijven en te kwantificeren heb je de mogelijkheid om toegespitst informatie aan te bieden op de stand en daarmee aansprekend te zijn voor je doelgroep. Daarnaast is deze informatie de basis voor onder andere de evaluatie van de beurs.

Proces

Een beurs voorbereiden kost vaak meer tijd dan voorzien. Daarnaast kunnen diverse dingen mis gaan in de aanloop. Zet daarom een duidelijk tijdspad uit en houdt rekening met onvoorziene gebeurtenissen. Geef aan wie verantwoordelijk is voor welke onderdelen van de voorbereiding. Hierdoor voorkom je onduidelijkheden of fouten.

Evaluatie

Na de beurs is het goed om te evalueren. Niet alleen om te bepalen of je de gestelde doelstellingen hebt behaald, maar ook om te bepalen of je de juiste boodschap op de beurs hebt kunnen uitdragen. Verbeteringen voor de volgende beurs kunnen weer mee genomen worden. Zo wordt de voorbereiding telkens aangescherpt.

Resultaat

Doelstellingen die voor de beurs gesteld zijn moeten ook behaald worden. Wanneer doelstellingen niet behaald zijn, kan je door te evalueren de mogelijke oorzaken daarvan achterhalen. Dit kan aan bezoekersaantallen, doelgroep keuze, de stand maar ook onrealistische doelstellingen liggen. Hier wordt dan ook bepaald of de beurs opnieuw wordt gedaan of wellicht met een ander budget.