Word en Excel koppelen

Pascal Selles

Als u een brief wilt schrijven naar een grote groep mensen is het geen doen om één voor één de namen en adressen van deze mensen boven de mailing te zetten. Als u deze adressen in een Excel bestand heeft staan dan is dit heel eenvoudig te koppelen aan een brief die u in Word heeft opgemaakt. Dat scheelt u een hoop werk. In dit artikel leest u hoe dat moet.

Een Excel-bestand maken
Het Excel bestand waarin u de adressen heeft staan, moet aan een aantal voorwaarden voldoen, voordat het goed gebruikt kan worden. De kolommen moet u gebruiken voor de verschillende gegevens (zoals naam, adres, postcode, plaats etc) en de rijen voor de verschillende adressen. Maak boven elke kolom een kop, zoals naam, adres, plaats etc. Dit is belangrijk om de juiste gegevens in Word op te kunnen zoeken.
 
Het Excel bestand koppelen aan Word
Als u een brief heeft gemaakt in Word en bijvoorbeeld de adresgegevens van elke ontvanger boven de brief wilt zetten (naam, adres, postcode en plaats) dan moet u het Excel bestand gaan koppelen aan uw Word document. U doet dit als volgt:

1. Allereerst moet u de werkbalk 'Afdruk samenvoegen' activeren (als dit nog niet gedaan is). U gaat naar Beeld > Werkbalken en kiest voor 'Afdruk samenvoegen'. U ziet nu bovenin uw scherm een extra werkbalk verschijnen.
2. U moet nu het juiste Excel bestand gaan selecteren. Dit doet u door in de nieuwe werkbalk op de knop 'Gegevensbestand openen' te klikken.
3. U kunt nu het juiste excelbestand opzoeken. Selecteer dit bestand en klik daarna op Ok.
4. Als u meerdere tabbladen in het Excel bestand hebt staan, moet u ook nog de juiste tabel kiezen in het scherm dat u nu ziet. Kies het juiste tabblad en klik nogmaals op Ok. 
5. Nadat u het Excel bestand aan het Word document hebt gekoppeld, ziet u dat er in de werkbalk 'Afdruk samenvoegen' een aantal extra opties bij zijn gekomen.
6. U kunt nu met de knop 'Samenvoegvelden invoegen' de verschillende variabelen uit het Excel bestand gaan invoegen, zoals naam, adres, postcode en plaats. In het Word document wordt dit weergegeven met haakjes (<>) er omheen.
7. Als u hierna op de knop 'Samenvoegvelden weergeven' klikt dan ziet u het eerste adres uit het Excel bestand in uw Word document verschijnen. Met de pijltjes in dezelfde werkbalk kunt u door de adressen bladeren. U ziet dit doordat de adresgegevens in het Word document iedere keer verspringen naar de volgende rij in het Excel bestand.
8. Als u vervolgens de mailing wilt gaan printen met iedere keer een ander adres erop uit het Excel bestand klikt u op de knop 'Samenvoegen naar printer'. In het menu dat nu verschijnt, kunt u aangeven of u alle adressen uit het Excel bestand wilt printen of een gedeelte van de rijen (lees adressen).
9. Na een druk op OK worden de mailings keurig geprint met elk een ander adres erop.

Andere tips
Uiteraard kunt u deze methode voor talloze andere activiteiten gebruiken. U kunt bijvoorbeeld een naam in de tekst van de brief opnemen, waardoor de tekst een persoonlijke tint krijgt. Verder kan het ook goed werken om een t.a.v. regel in het adresblok boven de mailing te zetten. U weet dan zeker dat de brief bij de juiste persoon terecht komt.





Aanbevolen links:
http://www.hayona.nl

Datum: 11-12-2006

Aantal keer bekeken: 46221

Abonneren op RSS

Schrijf ook een artikel

---

---

Stuur een reactie naar de auteur

Om te kunnen reageren moet je aangemeld zijn. Meld je gratis aan en profiteer van de voordelen. Of ga naar de homepage om je aan te melden als je al een account hebt.

meer modellen